Vertel uw leveranciers wat de regels zijn

Soms heeft u het idee dat uw leveranciers maar doen wat ze willen. U bent het zat om de dagelijkse branden te blussen en ze telkens te moeten heropvoeden.

Een goede samenwerking komt pas dan tot stand als beide partijen elkaars wensen en eigenaardigheden kennen. Maar hoe goed is uw leverancier op de hoogte van uw organisatie, uw processen, uw doelen, spelregels en wensen? U heeft hem natuurlijk al veel verteld, maar wellicht niet alles. En zeker niet alles aan al uw leveranciers. En hoe zit het met uw inkoopcollega's? Vertellen zij hetzelfde verhaal? Kent u eigenlijk wel alle wensen van uw organisatie?

Eindelijk orde

Als organisaties groeien en de inkoopcomplexiteit toeneemt, is een leveranciershandboek een onmisbaar hulpmiddel. Het vertelt al uw leveranciers, eenduidig en volledig, wat men moet weten om prettig zaken met uw organisatie te doen. Het kan onderwerpen bevatten als:

  • Hoe steekt uw organisatie in elkaar. Wie doet wat?
  • Welke logistieke eisen worden er gesteld?
    • Orderverwerking/EDI
    • Levertijden en accuratesse
    • Fysieke aanlevering
    • Beschadigingen, garanties, aansprakelijkheid, etc.
    • Retour goederen
  • Welke commerciële eisen worden er gesteld?
    • Aanlevering van prijzen en condities
    • Prijswijzigingen
    • Betalingswijze
    • Bonusafhandeling
    • Boeteclausules
  • Leveranciersbeoordeling
  • Maatschappelijke verantwoordelijkheid

Eenduidigheid geeft duidelijkheid

Het opstellen van een leveranciershandboek heeft als positief neveneffect dat de gehele organisatie gedwongen wordt na te denken over hetgeen men van zijn leveranciers verwacht. Dat geldt voor de goederenontvangst, voor bestellers, voor financiën, productie, voor de verkoop en voor de afdeling logistiek. Er ontstaat eenduidigheid en duidelijkheid, ook binnen de eigen organisatie.

Leveranciers die het handboek ontvangen, zullen moeten bevestigen dat ze van de inhoud kennis hebben genomen en deze accepteren. Eventuele probleempunten kunnen besproken worden. Men hoeft geen angst meer te hebben dat de verschillende inkopers op de afdeling verschillende instructies geven. Mocht een leverancier zich niet aan de afspraken houden, dan kan men zich niet meer achter onwetendheid verschuilen. Voor de inkoper is het vervolgens, indien gewenst, eenvoudiger sancties en/of boetes op te leggen.

Buynamics kan u helpen het handboek op te zetten. Het kan ook het boek van A tot Z verzorgen. Verschillende talen behoren tevens tot de mogelijkheiden. De keuze is aan u!

Interesse gewekt? Neem contact met ons op.