Leveranciershandboek

Eenvoudig afspraken vastleggen in het leveranciershandboek

Hoe breng ik structuur in de communicatie met mijn leveranciers?

 

Een goede samenwerking met uw leveranciers begint met duidelijke communicatie. Het komt in de praktijk echter vaak voor dat de overdracht van informatie niet goed verloopt. In de drukte van de dagelijkse bedrijfsvoering raakt bepaalde kennis kwijt of wordt deze niet op het juiste moment, op de juiste manier of met de juiste persoon gedeeld. Wanneer organisaties groeien en het aantal leveranciers wordt groter, neemt ook de inkoopcomplexiteit toe. Om ervoor te zorgen dat de communicatie met uw leveranciers eenduidig en zonder ruimte voor twijfel plaatsvindt, is een leveranciershandboek een onmisbaar hulpmiddel.

 

Orde op zaken met een leveranciershandboek

 

In het leveranciershandboek vindt uw leverancier onder andere informatie over ieders verantwoordelijkheden, de informatiestromen en de logistieke eisen in uw bedrijf. Kortom, alles wat uw leveranciers moeten weten om prettig en efficiënt zaken met u te kunnen doen. Buynamics bezit de kennis en ervaring om te helpen bij het opstellen van het leveranciershandboek, desgewenst in verschillende talen.

 

Het handboek bevat onder andere informatie over:

  • Orderverwerking/EDI
  • Levertijden en accuratesse
  • Beschadigingen, garanties en aansprakelijkheid

 

  • Aanlevering van prijzen en condities
  • Betalingswijze
  • Boeteclausules

 

Op één lijn zakendoen

 

Leveranciers die het handboek ontvangen, zullen moeten bevestigen dat ze van de inhoud kennis hebben genomen en deze accepteren. Dat voorkomt problemen en zorgt voor duidelijkheid. Er is geen sprake meer van verschillende instructies vanuit verschillende inkopers. Mocht een leverancier zich niet aan de afspraken houden, dan is het eenvoudiger om vervolgens de juiste stappen te nemen.

 

Het opstellen van een leveranciershandboek leidt als positief neveneffect vrijwel altijd tot twee of drie interne verbetertrajecten. Op dat moment wordt er immers weer zorgvuldig nagedacht over wat er precies wordt verwacht van leveranciers en wat de beste vorm van samenwerking is. Dat geldt voor de goederenontvangst, maar ook voor de bestellers en voor de afdelingen logistiek, financiën, productie en verkoop. Zo ontstaat er eenduidigheid en duidelijkheid binnen uw eigen organisatie, en in de communicatie met leveranciers.

 

Baat bij een leveranciershandboek? Neem contact met ons op.